La delegación de agenda permite conceder permiso a un empleado para que controle las convocatorias de reunión en nombre de otro empleado a través de la pantalla Agenda.

Al configurar la delegación de agenda, debe determinar un delegado y un delegador. El delegador es el propietario original de la agenda. El delegado es el usuario que se añade para administrar la agenda. Por ejemplo, un ejecutivo es el delegador y el asistente ejecutivo es el delegado.

Como delegado, los usuarios pueden:

  • Añadir una agenda delegada y administrar la agenda del delegado.
  • Recibir y responder a las convocatorias de reunión en nombre del delegador.

Como delegador, puede utilizar la versión de escritorio de Outlook para conceder los siguientes niveles de permisos a los delegados:

  • Revisor: concede a los delegados permiso de solo lectura para los elementos de su agenda.
  • Editor: concede a los delegados permisos de lectura, creación y modificación para los elementos de su agenda.

Aviso: Workspace ONE Boxer solo admite una delegación de agenda completa. No admite el uso compartido de subcarpetas individuales. Por ejemplo, no se pueden compartir subcarpetas individuales, tales como una agenda o una carpeta de buzón utilizando la aplicación de escritorio de Outlook. Para configurar la delegación, debe utilizar el centro de administración de Exchange.

La clasificación de correo electrónico es una función compatible de las cuentas compartidas y delegadas.

Limitaciones:

  • Workspace ONE Boxer no admite la delegación de contactos, tareas y notas.
  • Los delegados no pueden acceder a los eventos privados del delegador, a menos que el delegador proporcione acceso.
  • De acuerdo con la limitación del protocolo EAS, los delegados no pueden modificar los archivos adjuntos en una excepción de un evento recurrente.
  • El delegador solo puede añadir cinco delegados.

Requisitos para la delegación de agenda

Como administrador, debe asegurarse de que se cumplan los requisitos indicados en esta sección para habilitar la función de delegación de agenda en Workspace ONE Boxer.

  • La delegación de agenda es compatible con los siguientes tipos de autenticación:
    • Autenticación moderna
    • Autenticación básica
    • Autenticación basada en certificados
  • Debe tener EWS habilitado en el servidor Exchange y Secure Email Gateway (SEG). Si utiliza Secure Email Gateway (SEG), también deberá habilitar EWS en el archivo application.properties disponible en la carpeta Config de SEG. Para obtener más información sobre cómo habilitar EWS en SEG, consulte el tema Configurar el proxy de EWS SEG v2 para Email Notification Service en la guía Secure Email Gateway (SEG) V2 .
  • Añada la clave EWSUrl a la configuración de la aplicación de Boxer en Workspace ONE UEM Console. Si ya ha habilitado Email Notification Service 2 (ENS2) en su entorno, no es necesario que configure esta clave. Para obtener más información acerca de la configuración de la clave EWSUrl, consulte el tema Claves de configuración de la aplicación ENS2 en la documentación de Email Notification Service 2 (ENS2).
  • El delegador y los delegados deben estar presentes en el mismo Active Directory.
  • El tipo de autenticación utilizado debe ser el mismo para los servicios Web de Exchange (EWS) y Exchange ActiveSync (EAS).
  • Debe usar Microsoft Exchange Server 2010 o una versión posterior para utilizar esta función. Esta función es compatible con SEG (Secure Email Gateway).
  • Debe configurar los permisos de delegación mediante el panel de control de Exchange, el centro de administración de Exchange o el shell de administración de Exchange.
  • No debe utilizar la versión de escritorio de Outlook para establecer permisos para los delegados. Si lo hace, los delegados solo pueden acceder a la carpeta de la bandeja de entrada. Los delegados no pueden ver ni mover nada desde o a otras carpetas, incluidas, entre otras, las carpetas Papelera, Elementos enviados, Borrador y Archivo. Debe utilizar el centro de administración de Exchange (EAC) de Exchange Server para asignar permisos a los delegados.

Delegue su agenda

Al delegar su agenda, puede determinar el nivel de acceso que el delegado tiene a su agenda.

Debe utilizar el centro de administración de Exchange (EAC) para asignar permisos a los delegados. EAC es una consola de administración basada en web que se presentó en Exchange Server 2013. La consola de administración de Exchange (EMC) o el panel de control de Exchange (ECP) se pueden utilizar para versiones anteriores de Exchange Server. Con EAC, puede establecer los siguientes permisos para definir las actividades que pueden realizar los delegados.

  • Acceso completo: permite al delegado abrir la cuenta del delegador y ver, agregar y modificar el contenido de la cuenta.
  • En nombre de: permite al delegado enviar mensajes en nombre de su delegador.
  • Enviar como: permite al delegado enviar mensajes como si proceden directamente del buzón de correo. Este permiso se utiliza para los buzones de correo compartidos.

También puede asignar permisos para una agenda de delegado mediante aplicaciones en línea de Exchange y de Outlook de escritorio. Sin embargo, si desea utilizar buzones de correo, buzones compartidos o agendas compartidas, debe configurar el uso compartido en el centro de administración de Exchange.

Administrar la agenda de delegados mediante Workspace ONE Boxer

Con el acceso delegado que se le haya otorgado, puede modificar la agenda de su persona delegada, enviar y responder a las convocatorias de reunión en su nombre.

El delegador debe concederle acceso para poder administrar su agenda en su nombre.

Según el permiso proporcionado por el delegador, podrá leer, crear y modificar su agenda.

  1. Desplácese a Ajustes de Boxer > Agregar cuenta > Agregar cuenta compartida > Seleccionar una cuenta y agregue la cuenta de correo electrónico del delegador.

  2. Para gestionar la agenda del delegador, actualice la bandeja de entrada.

    Si utiliza una cuenta de Office 365, es posible que vea agendas duplicadas en la pantalla de su agenda. Las agendas que aparecen en la parte inferior son las agendas que se sincronizan a través de los servicios web de Exchange.

Añadir una agenda compartida a Workspace ONE Boxer

Puede acceder a una agenda compartida con otra persona y añadirla a su agenda de Boxer. Según los permisos que haya establecido, el usuario final puede crear, leer, actualizar o eliminar eventos en una agenda compartida. Esta función es útil cuando un equipo requiere una agenda común para desarrollar su trabajo.

Puede conceder los siguientes permisos a través del centro de administración de Exchange.

  • Acceso completo: Permite acceder al buzón de correo compartido. Puede crear elementos de la agenda, leer, ver, eliminar y cambiar los mensajes de correo, crear tareas y contactos de agenda. No obstante, solamente podrá enviar un correo electrónico desde el buzón compartido si tiene el permiso Enviar como.
  • Enviar como : Permite suplantar un buzón de correo compartido cuando se envía un correo electrónico. Por ejemplo, al responder a un mensaje que se envía al buzón de correo compartido, este parece enviado desde el buzón compartido y no desde su dirección de correo electrónico.

Para acceder a una agenda compartida, debe añadir la cuenta compartida en Boxer. Para ello, desplácese a Ajustes de Boxer > Agregar cuenta > Agregar cuenta compartida. No necesita una contraseña para acceder a una cuenta compartida. Si concede el permiso, los usuarios pueden acceder a una cuenta compartida.

Delegación de buzón de correo para Workspace ONE Boxer

Puede utilizar la función de delegación de buzones de correo para conceder acceso a un empleado para gestionar las carpetas de Exchange de otro empleado en su nombre. Por ejemplo, un asistente ejecutivo puede administrar el buzón de correo de su ejecutivo según los permisos establecidos por el ejecutivo.

Al configurar la delegación de correo, debe determinar un delegado y un delegador. Un delegador es el propietario real del buzón de correo y un delegado es un usuario agregado para administrar el buzón de correo. Por ejemplo, un ejecutivo es el delegador y el asistente ejecutivo es el delegado.

Aviso: Workspace ONE Boxer solo admite una delegación de agenda completa. No admite el uso compartido de subcarpetas individuales. Por ejemplo, no se pueden compartir subcarpetas individuales, tales como una agenda o una carpeta de buzón utilizando la aplicación de escritorio de Outlook. Para configurar la delegación, debe utilizar el centro de administración de Exchange.

La clasificación de correo electrónico es una función compatible de las cuentas compartidas y delegadas.

Como delegador, puede establecer los siguientes niveles de permisos para que los delegados accedan a su buzón de correo:

  • Acceso completo: los delegados pueden leer y clasificar los correos electrónicos.
  • Enviar como: los delegados puede enviar correos electrónicos en su nombre. Por ejemplo, un delegado puede redactar y enviar un correo electrónico directamente desde su buzón de correo.

Limitaciones:

  • El delegado solo puede agregar cinco delegados a Boxer.
  • No se pueden delegar contactos, tareas ni notas en Workspace ONE Boxer.

Aviso: Si utiliza Exchange Server 2013 o una versión posterior con la delegación de agenda habilitada en el centro de administración de Exchange, no se requiere ninguna configuración adicional para la delegación del buzón de correo.

Requisitos para la delegación de buzón de correo

Como administrador, asegúrese de que el entorno cumpla con los requisitos para habilitar la función de delegación de buzones de correo en Workspace ONE Boxer.

  • La función de delegación de buzón de correo es compatible con los siguientes tipos de autenticación:
    • Autenticación moderna
    • Autenticación básica
    • Autenticación basada en certificados
  • El tipo de autenticación utilizado debe ser el mismo para los servicios Web de Exchange (EWS) y Exchange ActiveSync (EAS).
  • Debe tener EWS habilitado en el servidor Exchange y Secure Email Gateway (SEG). Si utiliza Secure Email Gateway (SEG), también deberá habilitar EWS en el archivo application.properties disponible en la carpeta Config de SEG.
  • Añada la clave EWSUrl a la configuración de la aplicación de Boxer en Workspace ONE UEM Console. Si ya ha habilitado Email Notification Service 2 (ENS2) en su entorno, no es necesario que configure esta clave. Para obtener más información sobre la configuración de la clave EWSUrl, consulte el apartado Claves de configuración de la aplicación ENS2 en la documentación de Email Notification Service 2 (ENS2).
  • El delegador y los delegados deben estar presentes en el mismo dominio de Active Directory.
  • La función de delegación de buzones de correo requiere Microsoft Exchange Server 2013 o versiones posteriores.
  • Esta función es compatible con SEG (Secure Email Gateway).
  • Debe configurar los permisos de delegación mediante el panel de control de Exchange, el centro de administración de Exchange o el shell de administración de Exchange.
  • No debe utilizar la versión de escritorio de Outlook para establecer permisos para los delegados. Si lo hace, los delegados solo pueden acceder a la carpeta de la bandeja de entrada. Los delegados no pueden ver ni mover nada desde o a otras carpetas, incluidas, entre otras, las carpetas Papelera, Elementos enviados, Borrador y Archivo. Debe utilizar el centro de administración de Exchange (EAC) de Exchange Server para asignar permisos a los delegados.

Administrar el buzón de correo de otra persona en Workspace ONE Boxer

Después de conceder permisos de delegación, puede crear, actualizar, eliminar y copiar las carpetas de Exchange del delegador. También puede leer y responder a los correos electrónicos en su nombre. Para ello, debe agregar la cuenta de su delegador a Workspace ONE Boxer.

Sus delegadores deben concederle acceso antes de que pueda utilizar su agenda.

  1. Desplácese a Ajustes de Boxer > Agregar cuenta > Agregar cuenta compartida > Seleccionar una cuenta y agregue la cuenta de correo electrónico del delegador.

  2. Introduzca la dirección de correo electrónico del delegador. Si ya tiene una agenda delegada configurada, debe eliminarla y volver a agregarla.

    Aviso:

    • La sincronización inicial de las cuentas de correo de gran tamaño puede tardar más tiempo. Para acelerar este proceso, mantenga la aplicación Boxer abierta.
    • Si utiliza una cuenta de Office 365, es posible que vea agendas duplicadas en la pantalla de su agenda. Las agendas que aparecen en la parte inferior son las que se sincronizan con Exchange Web Services (EWS).
  3. La sincronización inicial de las cuentas de correo de gran tamaño puede tardar más tiempo. Para acelerar este proceso, mantenga la aplicación Boxer abierta.

  4. Si utiliza una cuenta de Office 365, es posible que vea agendas duplicadas en la pantalla de su agenda. Las agendas que aparecen en la parte inferior son las que se sincronizan con Exchange Web Services (EWS).

Agregar un buzón de correo compartido a Workspace ONE Boxer

Workspace ONE Boxer para iOS le ofrece la posibilidad de agregar un buzón de correo compartido al que tenga acceso y realizar acciones de colaboración en ese buzón de correo en función del permiso asignado.

Un buzón compartido es una bandeja de entrada que permite a varios usuarios enviar y recibir mensajes de correo electrónico de una dirección de correo electrónico común. Esta función es útil para un equipo que administra un buzón de correo general para dirigir las consultas de los clientes. Según los permisos que haya establecido, el usuario final puede acceder a una cuenta compartida con mensajes de correo electrónico e invitaciones de agenda y puede enviar eventos y correos electrónicos como tal cuenta. Un buzón de correo compartido también proporciona una agenda común para permitir que los miembros programen reuniones o comprueben la disponibilidad.

Puede agregar un buzón de correo compartido, para ello desplácese a Ajustes de Boxer > Agregar cuenta > Agregar cuenta compartida. Un buzón de correo compartido no tiene una contraseña, por lo que no puede iniciar sesión directamente en el mismo. Puede agregar un miembro a un buzón de correo compartido y utilizar el centro de administración de Exchange para conceder los siguientes permisos.

  • Acceso completo: Permite acceder al buzón de correo compartido. Puede crear elementos de la agenda, leer, ver, eliminar y cambiar los mensajes de correo, crear tareas y contactos de agenda. No obstante, solamente podrá enviar un correo electrónico desde el buzón compartido si tiene el permiso Enviar como.
  • Enviar como : Permite suplantar un buzón de correo compartido cuando se envía un correo electrónico. Por ejemplo, al responder a un mensaje que se envía al buzón de correo compartido, este parece enviado desde el buzón compartido y no desde su dirección de correo electrónico.
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