La délégation de calendrier vous permet d'accorder à un employé l'autorisation de gérer les demandes de réunion pour le compte d'un autre employé via l'écran Calendrier.

Lors de la configuration de la délégation de calendrier, vous devez déterminer un délégué et un délégant. Le délégant est le propriétaire du calendrier d'origine. Le délégué est l'utilisateur ajouté pour gérer le calendrier. Par exemple, un cadre est le délégant, et l'assistant de direction est le délégué.

En tant que délégué, un utilisateur peut effectuer les actions suivantes :

  • Ajouter un calendrier délégué et gérer le calendrier du délégant.
  • Recevoir les demandes de réunion adressées au délégant et y répondre en son nom.

En tant que délégant, vous pouvez utiliser la version de bureau d'Outlook pour accorder les niveaux d'autorisation suivants à vos délégués :

  • Réviseur : accorde à vos délégués des autorisations en lecture seule pour les éléments de votre calendrier.
  • Éditeur : accorde à vos délégués des autorisations de lecture, création et modification pour les éléments de votre calendrier.

Remarque : Workspace ONE Boxer prend uniquement en charge une délégation de calendrier complète. Il ne prend pas en charge le partage de sous-dossiers individuels. Par exemple, vous ne pouvez pas partager des sous-dossiers individuels tels qu'un calendrier ou un dossier de messagerie à l'aide de votre application de poste de travail Outlook. Pour configurer la délégation, vous devez utiliser le centre d'administration Exchange.

La classification des e-mails est une fonctionnalité prise en charge dans les comptes partagés et délégués.

Limites :

  • Workspace ONE Boxer ne prend pas en charge la délégation de contacts, de tâches et de notes.
  • Les délégués ne peuvent pas accéder aux événements privés du délégant, sauf si ce dernier leur y donne accès.
  • Conformément à la limite du protocole EAS, les délégués ne peuvent pas modifier les pièces jointes dans une exception d'événement récurrent.
  • Le délégant ne peut ajouter que cinq délégués.

Conditions requises pour la délégation de calendrier

En tant qu'administrateur, vous devez veiller à ce que les conditions requises indiquées dans cette section soient remplies pour activer la fonctionnalité de délégation de calendrier dans Workspace ONE Boxer.

  • La délégation de calendrier prend en charge les types d'authentification suivants :
    • Authentification moderne
    • Authentification basique
    • Authentification basée sur les certificats
  • Vous devez activer EWS sur votre serveur Exchange et Secure Email Gateway (SEG). Si vous utilisez Secure Email Gateway (SEG), vous devez également activer EWS dans le fichier application.properties disponible dans le dossier SEG Config. Pour plus d'informations sur l'activation d'EWS sur SEG, reportez-vous à la rubrique Configurer le proxy SEG v2 EWS pour le service de notification par e-mail dans le Guide de Secure Email Gateway (SEG) v2.
  • Ajoutez la clé EWSUrl à la configuration d'application Boxer dans Workspace ONE UEM Console. Si vous avez déjà activé ENS2 (Email Notification Service 2) dans votre environnement, vous n'avez pas besoin de configurer cette clé. Pour plus d'informations sur la configuration de la clé EWSUrl, reportez-vous à la rubrique Clés de configuration d'application ENS2 dans la documentation Email Notification Service 2 (ENS2).
  • Le délégant et les délégués doivent être présents dans le même domaine Active Directory.
  • Le type d'authentification utilisé doit être le même pour EWS (Web Exchange Services) et pour EAS (Exchange ActiveSync).
  • Vous devez disposer de Microsoft Exchange Server 2010 ou version ultérieure pour utiliser cette fonctionnalité. Cette fonctionnalité prend en charge Secure Email Gateway (SEG).
  • Vous devez configurer les autorisations de délégation à l'aide du panneau de contrôle Exchange, le centre d'administration Exchange ou Exchange Management Shell.
  • N'utilisez pas la version de bureau d'Outlook pour définir les autorisations des délégués. Sinon, les délégués pourront uniquement accéder au dossier boîte de réception. Les délégués ne peuvent pas afficher ou déplacer quoi que ce soit depuis ou vers d'autres dossiers, y compris et sans s'y limiter, les fichiers Corbeille,Envoyer, Brouillon et Archiver. Vous devez utiliser le centre d'administration Exchange (EAA) du serveur Exchange pour attribuer des autorisations aux délégués.

Délégation de votre calendrier

Lors de la délégation, vous pouvez déterminer le niveau d'accès dont dispose le délégué sur votre calendrier.

Vous devez utiliser le centre d'administration Exchange (EAC) pour attribuer des autorisations aux délégués. L'EAC est une console de gestion basée sur le Web, qui a été introduite dans Exchange Server 2013. La console de gestion Exchange (EMC) ou le panneau de contrôle Exchange (ECP) peut être utilisé pour les anciennes versions d'Exchange Server. À l'aide d'EAC, vous pouvez définir les autorisations suivantes pour définir les activités que les délégués peuvent effectuer.

  • Accès total : permet au délégué d'ouvrir le compte du délégant et d'afficher, d'ajouter et de modifier le contenu du compte.
  • Pour le compte de : permet au délégué d'envoyer des messages pour le compte de leur délégant.
  • Envoyer en tant que : permet au délégué d'envoyer des messages comme s'ils provenaient directement de la boîte aux lettres. Cette autorisation est utilisée pour les boîtes aux lettres partagées.

Vous pouvez également attribuer des autorisations pour un calendrier de délégué à l'aide des applications Exchange Online et Desktop Outlook. Cependant, si vous souhaitez utiliser des boîtes aux lettres de délégué, des boîtes aux lettres partagées ou des calendriers partagés, vous devez configurer le partage dans le centre d'administration Exchange.

Gestion de la délégation de calendrier à l'aide de Workspace ONE Boxer

Avec votre accès de délégué, vous pouvez modifier le calendrier de votre délégant, ainsi qu'envoyer des demandes de réunion et y répondre à sa place.

Votre délégant doit vous accorder l'accès pour que vous puissiez gérer son calendrier en son nom.

En fonction de l'autorisation fournie par votre délégant, vous pouvez lire, créer et modifier son calendrier.

  1. Accédez à Paramètres Boxer > Ajouter un compte > Ajouter un compte partagé > Sélectionner un compte et ajoutez le compte de messagerie du délégant.

  2. Pour gérer le calendrier du délégant, actualisez votre boîte de réception.

    Si vous utilisez un compte Office 365, il se peut que des calendriers s'affichent en double sur l'écran Calendrier. Les calendriers figurant en bas de la liste sont les calendriers synchronisés sur Services Web Exchange.

Ajout d'un calendrier partagé à Workspace ONE Boxer

Vous pouvez accéder à un calendrier partagé par quelqu'un d'autre et l'ajouter à votre calendrier Boxer. En fonction des autorisations que vous définissez, l'utilisateur final peut créer, lire, mettre à jour ou supprimer des événements dans un calendrier partagé. Cette fonctionnalité est utile lorsqu'une équipe requiert un calendrier commun pour travailler.

Vous pouvez accorder les autorisations suivantes via le centre d'administration Exchange.

  • Accès total : vous permet d'accéder à la boîte aux lettres partagée. Vous pouvez créer des éléments de calendrier, lire, afficher, supprimer et modifier des e-mails, créer des tâches et des contacts de calendrier. Cependant, vous pouvez envoyer un e-mail à partir de la boîte aux lettres partagée uniquement si vous disposez de l'autorisation Envoyer en tant que.
  • Envoyer en tant que : vous permet d'emprunter l'identité d'une boîte aux lettres partagée lorsque vous envoyez un e-mail. Par exemple, lorsque vous répondez à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, l'e-mail semble provenir de la boîte aux lettres partagée, et non de votre adresse e-mail.

Pour accéder à un calendrier partagé, vous devez ajouter le compte partagé dans Boxer. Pour ce faire, accédez à Paramètres Boxer > Ajouter un compte > Ajouter un compte partagé. Vous n'avez pas besoin de mot de passe pour accéder à un compte partagé. Si vous accordez l'autorisation, les utilisateurs peuvent accéder à un compte partagé.

Délégation de boîte aux lettres pour Workspace ONE Boxer

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de délégation de boîte aux lettres pour accorder l'accès à un employé afin de gérer les dossiers Exchange d'un autre employé en son nom. Par exemple, un assistant de direction peut gérer la boîte aux lettres d'un cadre, selon les autorisations définies par le responsable.

Lorsque vous activez la délégation de boîte aux lettres, vous devez déterminer un délégué et un délégant. Le délégant est le véritable propriétaire de la boîte aux lettres, et le délégué est un utilisateur qui a été ajouté pour gérer la boîte aux lettres. Par exemple, un cadre est le délégant, et l'assistant de direction est le délégué.

Remarque : Workspace ONE Boxer prend uniquement en charge une délégation de calendrier complète. Il ne prend pas en charge le partage de sous-dossiers individuels. Par exemple, vous ne pouvez pas partager des sous-dossiers individuels tels qu'un calendrier ou un dossier de messagerie à l'aide de votre application de poste de travail Outlook. Pour configurer la délégation, vous devez utiliser le centre d'administration Exchange.

La classification des e-mails est une fonctionnalité prise en charge dans les comptes délégués et partagés.

En tant que délégant, vous pouvez définir les niveaux d'autorisation suivants afin que vos délégués puissent accéder à votre boîte aux lettres :

  • Accès total : les délégués peuvent lire et trier vos e-mails.
  • Envoyer en tant que : les délégués peuvent envoyer des e-mails en votre nom. Par exemple, un délégué peut rédiger et envoyer un e-mail directement depuis votre boîte aux lettres.

Limites :

  • Le délégué ne peut ajouter que cinq délégants dans Boxer.
  • Vous ne pouvez pas déléguer des contacts, des tâches et des notes dans Workspace ONE Boxer.

Remarque : Si vous utilisez Exchange Server 2013 ou version ultérieure avec la délégation de calendrier activée dans le centre d'administration Exchange, aucune configuration supplémentaire n'est requise pour la délégation de boîte aux lettres.

Conditions requises pour la délégation de boîte aux lettres

En tant qu'administrateur, assurez-vous que votre environnement répond aux conditions requises pour activer la fonctionnalité de délégation de boîte aux lettres dans Workspace ONE Boxer.

  • La délégation de boîte aux lettres prend en charge les types d'authentification suivants :
    • Authentification moderne
    • Authentification basique
    • Authentification basée sur les certificats
  • Le type d'authentification utilisé doit être le même pour EWS (Web Exchange Services) et pour EAS (Exchange ActiveSync).
  • Vous devez activer EWS sur votre serveur Exchange et Secure Email Gateway (SEG). Si vous utilisez Secure Email Gateway (SEG), vous devez également activer EWS dans le fichier application.properties disponible dans le dossier SEG Config.
  • Ajoutez la clé EWSUrl à la configuration d'application Boxer dans Workspace ONE UEM Console. Si vous avez déjà activé ENS2 (Email Notification Service 2) dans votre environnement, vous n'avez pas besoin de configurer cette clé. Pour plus d'informations sur la configuration de la clé EWSUrl, reportez-vous à la rubrique Clés de configuration d'application ENS2 dans la documentation Email Notification Service 2 (ENS2).
  • Le délégant et les délégués doivent être présents dans le même domaine Active Directory.
  • La fonctionnalité de délégation de boîte aux lettres requiert Microsoft Exchange Server 2013 ou une version ultérieure.
  • Cette fonctionnalité prend en charge Secure Email Gateway (SEG).
  • Vous devez configurer les autorisations de délégation à l'aide du panneau de contrôle Exchange, le centre d'administration Exchange ou Exchange Management Shell.
  • N'utilisez pas la version de bureau d'Outlook pour définir les autorisations des délégués. Sinon, les délégués pourront uniquement accéder au dossier boîte de réception. Les délégués ne peuvent pas afficher ou déplacer quoi que ce soit depuis ou vers d'autres dossiers, y compris et sans s'y limiter, les fichiers Corbeille,Envoyer, Brouillon et Archiver. Vous devez utiliser le centre d'administration Exchange (EAA) du serveur Exchange pour attribuer des autorisations aux délégués.

Gérer la boîte aux lettres d'un autre utilisateur dans Workspace ONE Boxer

Une fois que vous avez obtenu l'autorisation de délégation, vous pouvez créer, mettre à jour, supprimer et copier les dossiers Exchange de votre délégant. Vous pouvez également lire les e-mails et y répondre en son nom. Pour ce faire, vous devez ajouter le compte de votre délégant à Workspace ONE Boxer.

Vos délégants doivent vous accorder l'accès pour que vous puissiez utiliser leurs boîtes aux lettres.

  1. Accédez à Paramètres Boxer > Ajouter un compte > Ajouter un compte partagé > Sélectionner un compte et ajoutez le compte de messagerie du délégant.

  2. Saisissez l'adresse e-mail de votre délégant. Si vous disposez déjà d'un calendrier délégué configuré, vous devez supprimer le compte et l'ajouter à nouveau.

    Remarque :

    • La synchronisation initiale des comptes de messagerie volumineux peut prendre plus de temps. Pour accélérer ce processus, gardez l'application Boxer ouverte.
    • Si vous utilisez un compte Office 365, il se peut que des calendriers s'affichent en double sur l'écran Calendrier. Les calendriers figurant en bas de la liste sont les calendriers synchronisés avec Services Web Exchange (EWS).
  3. La synchronisation initiale des comptes de messagerie volumineux peut prendre plus de temps. Pour accélérer ce processus, gardez l'application Boxer ouverte.

  4. Si vous utilisez un compte Office 365, il se peut que des calendriers s'affichent en double sur l'écran Calendrier. Les calendriers figurant en bas de la liste sont les calendriers synchronisés avec Services Web Exchange (EWS).

Ajout d'une boîte aux lettres partagée à Workspace ONE Boxer

Workspace ONE Boxer pour iOS vous donne la possibilité d'ajouter une boîte aux lettres partagée à laquelle vous avez accès et d'effectuer des actions collaboratives sur cette boîte aux lettres en fonction de l'autorisation allouée.

Une boîte aux lettres partagée est une boîte de réception qui permet à plusieurs utilisateurs d'envoyer et de recevoir des e-mails à partir d'une adresse commune. Cette fonctionnalité est utile pour une équipe qui gère une boîte aux lettres générale pour traiter les requêtes des clients. En fonction des autorisations que vous définissez, l'utilisateur final peut accéder à un compte partagé avec des e-mails et des invitations de calendrier, et peut envoyer des événements et des e-mails avec le compte. Une boîte aux lettres partagée fournit également un calendrier commun, permettant aux membres de planifier des réunions ou de vérifier la disponibilité.

Vous pouvez ajouter une boîte aux lettres partagée en accédant à Paramètres Boxer > Ajouter un compte > Ajouter un compte partagé. Une boîte aux lettres partagée n'a pas de mot de passe, vous ne pouvez donc pas vous y connecter directement. Vous pouvez ajouter un membre à une boîte aux lettres partagée et utiliser le centre d'administration Exchange pour accorder les autorisations suivantes.

  • Accès total : vous permet d'accéder à la boîte aux lettres partagée. Vous pouvez créer des éléments de calendrier, lire, afficher, supprimer et modifier des e-mails, créer des tâches et des contacts de calendrier. Cependant, vous pouvez envoyer un e-mail à partir de la boîte aux lettres partagée uniquement si vous disposez de l'autorisation Envoyer en tant que.
  • Envoyer en tant que : vous permet d'emprunter l'identité d'une boîte aux lettres partagée lorsque vous envoyez un e-mail. Par exemple, lorsque vous répondez à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, l'e-mail semble provenir de la boîte aux lettres partagée, et non de votre adresse e-mail.
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