Smartfolio est une application robuste et sécurisée qui aide votre organisation à gérer et à partager facilement le contenu d'entreprise. Elle fournit une expérience personnalisée de publication de contenu et de conformité pour les cas d'utilisation courants de la branche d'activité.

Actuellement, l'application Smartfolio est prise en charge uniquement sur les terminaux iOS.

Fonctionnalités

  • Gérez et organisez les fichiers critiques et distribuez-les aux utilisateurs finaux, tout cela à distance.
  • Offrez aux utilisateurs finaux un accès hors ligne aux documents.
  • Hiérarchisez les documents en fonction de leur pertinence.
  • Gérez la sécurité au niveau de chaque document pour répondre aux obligations réglementaires relatives aux documents.
  • Configurez les documents pour le téléchargement automatique ou manuel et collectez des accusés de lecture dans le cadre des stratégies de conformité organisationnelle.
  • Utilisation des paramètres SDK par défaut lorsqu'ils sont configurés dans le cadre de la suite d'applications Workspace ONE UEM.
Note : L'application Workspace ONE Smartfolio collecte les données comme les rapports d'incident, les données de journaux et d'autres informations requises à diverses fins d'analyse. Ces données aident VMware à améliorer la fonctionnalité du produit. Pour plus d'informations sur la manière dont VMware traite les données collectées, consultez https://www.vmware.com/help/privacy.html.

Smartfolio et matrice de comparaison de contenu

La matrice affiche les fonctionnalités prises en charge par Smartfolio et les compare aux fonctionnalités prises en charge par Workspace ONE Content. Utilisez la matrice pour vous aider à déterminer quelle application est la mieux adaptée à votre cas d'utilisation.
Workspace ONE Content Workspace ONE Smartfolio
Prise en charge de la plate-forme d'applications Prend en charge iOS, Android et Windows 10 Prend en charge uniquement iOS
Prise en charge du référentiel Prend en charge tous les types de référentiel (OneDrive, SharePoint, NFS) Prend uniquement en charge le référentiel de contenu géré par UEM
Gestion de fichiers Permet la création, l'affichage et la modification de documents Permet uniquement l'affichage de documents

Prend en charge les annotations uniquement avec le format PDF

Taille de l'application Taille d'installation d'environ 200 Mo Application plus légère avec une taille d'installation inférieure à 100 Mo
Objectifs de l'application Améliore les agrégations de contenu et les workflows de productivité des employés Améliore l'expérience de publication de contenu de l'administrateur
Expérience utilisateur Interface utilisateur simple et facile à comprendre avec des fonctionnalités plus avancées.

Permet aux utilisateurs de créer, d'afficher et de modifier des documents et d'exécuter de nombreuses autres actions sur les documents.

Interface utilisateur simple et facile à comprendre avec des fonctionnalités de base. Permet seulement aux utilisateurs d'afficher et d'annoter les documents (annotation de PDF uniquement).

Déploiement de Workspace ONE Smartfolio

Déployez facilement Smartfolio en tant qu'application gérée à l'aide de la fonctionnalité de gestion d'applications mobiles Workspace UEM. Le déploiement de l'application Smartfolio sur les terminaux des utilisateurs finaux nécessite d'effectuer quelques opérations sur Workspace ONE UEM console. Après le déploiement, les utilisateurs finaux peuvent télécharger l'application sur leurs terminaux enrôlés.

Par défaut, les terminaux des utilisateurs finaux qui sont enrôlés via VMware Workspace ONE Intelligent Hub sont gérés par MDM. Ces terminaux peuvent également être enrôlés sans la gestion MDM en activant le mode non géré pour un Smart Group. L'application Smartfolio est accessible sur les terminaux enrôlés, en mode géré ou non géré.

Pour des informations détaillées sur le déploiement d'applications publiques, consultez la documentation Workspace ONE UEM de gestion des applications mobiles.

Pour des informations sur l'activation du mode non géré pour les terminaux, consultez la section Activer l'enrôlement en mode non géré pour les terminaux iOS dans la documentation Services Workspace ONE Hub.

Ajouter Smartfolio à Workspace ONE UEM Console

Pour appliquer un profil SDK à l'application Smartfolio, vous devez d'abord l'ajouter comme application publique à Workspace ONE UEM console. Le profil SDK appliqué fournit des fonctionnalités supplémentaires à l'application.
  1. Accédez à Ressources > Applications > Natives > Affichage en liste.
  2. Sélectionnez Publiques et cliquez sur Ajouter une application.
  3. Configurez les zones de texte qui s'affichent, puis cliquez sur Suivant.
    Paramètre Description
    Géré par Sélectionnez le groupe organisationnel dans lequel l'application est chargée.
    Plate-forme Sélectionnez la plate-forme appropriée. Actuellement, seuls les terminaux iOS sont pris en charge.
    Source Recherchez l'application dans l'App Store à l'aide de son nom ou de son URL.
    Nom Entrez Workspace ONE Smartfolio.
  4. Localisez et sélectionnez l'application Smartfolio depuis la page de résultats Recherche.
  5. Vérifiez les informations complétées automatiquement dans l'onglet Détails.
  6. Attribuez les Conditions d'utilisation qui s'affichent lorsque les utilisateurs accèdent pour la première fois à l'application dans l'App Catalog.
  7. Sélectionnez l'onglet SDK, puis attribuez un profil SDK à l'application Smartfolio.
  8. Cliquez sur Enregistrer et attribuer.

Ajouter une attribution à Smartfolio

Pour déployer l'application Smartfolio vers vos utilisateurs finaux, vous pouvez ajouter des groupes d'attribution unique ou des groupes de plusieurs attributions.

Vous devez charger Smartfolio comme application publique dans Workspace ONE UEM console.
  1. Accédez à Ressources > Applications > Natives > Affichage en liste.
  2. Sélectionnez le lien Attribuer sous la colonne État d'installation de l'application SmartFolio. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Modifier, puis sélectionner Enregistrer et attribuer.
  3. Dans l'onglet « Attribution », sélectionnez Ajouter une attribution et complétez les options.
    1. Dans l'onglet Distribution, saisissez les informations suivantes.
      Paramètre Description
      Nom Saisissez le nom de l'attribution.
      Description Saisissez la description de l'attribution.

      Groupes d'attribution

      Saisissez le nom du Smart Group auquel vous souhaitez attribuer l'application.

      Lorsque vous saisissez le nom du Smart Group, les options s'affichent et vous pouvez sélectionner le Smart Group approprié dans la liste.

      Si nécessaire, vous pouvez ajouter des groupes d'attribution supplémentaires.

      Méthode de déploiement d'applications
      • À la demande : permet de déployer le contenu sur un catalogue ou un autre agent de déploiement. L'utilisateur du terminal peut décider s'il veut installer le contenu et à quel moment.

        Le déploiement à la demande est la meilleure option dans le cas d'un contenu non critique pour votre entreprise. En autorisant les utilisateurs à télécharger le contenu quand ils le veulent, vous préservez la bande passante et limitez le trafic inutile.

      • Automatique – Déploie du contenu vers un catalogue ou un autre hub de déploiement sur un terminal lors de l'enrôlement. Une fois le terminal enrôlé, le système invite les utilisateurs à installer le contenu sur leur terminal.

        Le déploiement automatique est la meilleure option dans le cas d'un contenu important pour votre entreprise et vos utilisateurs mobiles.

    2. Dans l'onglet Restrictions, saisissez les informations suivantes.
      Paramètres Description
      Désinstaller lors du désenrôlement Définissez la suppression de l'application d'un terminal lorsque celui-ci est désenrôlé de Workspace ONE UEM. Workspace ONE UEM active ce paramètre par défaut.

      Si vous activez ce paramètre, les terminaux supervisés ne peuvent pas utiliser l'installation d'applications en mode silencieux. Cela est dû au fait que le terminal est verrouillé et l'installation du profil de provisionnement est dans la file d'attente de commande, laquelle nécessite qu'un terminal soit déverrouillé pour terminer l'installation.

      Si vous désactivez ce paramètre, les profils de provisionnement ne seront pas transférés avec l'application installée. Autrement dit, si le profil de provisionnement est mis à jour, le nouveau profil de provisionnement ne sera pas automatique déployé sur les terminaux. Dans ce cas, une nouvelle version de l'application avec le nouveau profil de provisionnement est requise.

      Empêcher la sauvegarde de l'application Empêchez la sauvegarde des données d'application dans iCloud. L'application peut néanmoins être sauvegardée dans iCloud.
      Gérer l'application avec le MDM si elle est installée par l'utilisateur

      Assurez la gestion des applications préalablement installées par les utilisateurs sur leurs terminaux, qu'elles soient supervisées ou non.

      Activez cette fonctionnalité pour éviter aux utilisateurs de supprimer la version d'application installée sur le terminal par Apple. Ce paramètre permet à Workspace ONE UEM de gérer l'application sans installer la version d'AirWatch Catalog sur le terminal.

    3. Dans l'onglet Tunnel et autres attributs, saisissez les informations suivantes.
      Paramètres Description
      Profil VPN par application Sélectionnez le profil VPN que vous souhaitez utiliser pour l'application. L'accès à l'application par les utilisateurs via un VPN garantit un usage sûr et fiable de cet accès.
      Autres attributs Les attributs d'application fournissent des détails spécifiques sur les terminaux que les applications doivent utiliser. Par exemple, lorsque vous souhaitez définir une liste de domaines associés à une organisation distincte.
    4. Dans l'onglet Configuration de l'application, saisissez les informations suivantes.
      Paramètres Description
      CHARGER UN FICHIER XML Vous pouvez charger un fichier XML contenant les paires de valeurs clés prises en charge par l'application pour la configuration de l'application.
  4. Sélectionnez Créer.
  5. Sélectionnez Ajouter une attribution pour ajouter d'autres attributions à votre publication.
  6. Configurez les paramètres de déploiement flexible en définissant la priorité de vos attributions d'application.
    Paramètres Description
    Priorité Sélectionnez la valeur dans le menu déroulant pour définir la priorité des attributions.

    Les terminaux reçoivent des applications des groupes d'attribution en fonction de la priorité définie pour les groupes d'attribution. L'ajustement de la priorité pour une seule attribution redéfinit automatiquement la priorité des autres attributions.

    Copier Dans le menu Plus d'options, sélectionnez Copier pour dupliquer l'attribution sélectionnée.
    Supprimer Dans le menu Plus d'options, sélectionnez Supprimer pour supprimer l'attribution sélectionnée.

    Pour plus d'informations sur l'ajout d'attributions, consultez la section Ajouter des attributions et des exclusions aux applications dans la documentation Workspace ONE UEM de gestion des applications mobiles.

Attribution du contenu à Smartfolio

Le référentiel géré par UEM est l'emplacement dans lequel vous pouvez stocker les fichiers que vous souhaitez attribuer à l'application Smartfolio sur les terminaux de vos utilisateurs finaux.

Pour stocker les fichiers, vous devez d'abord configurer la structure de catégorie du contenu géré par UEM sur Workspace ONE UEM console. En fonction de la structure configurée, les fichiers s'affichent de manière organisée dans l'application Smartfolio.

Note : Une catégorie unique peut avoir des sous-catégories ou des fichiers attribués. Une catégorie avec des sous-catégories ne peut pas être attribuée au contenu publié.

Vous pouvez également hiérarchiser les fichiers en fonction de l'importance du contenu, et ces fichiers s'affichent dans l'application Smartfolio selon l'ordre de pertinence.

Pour plus d'informations sur la configuration de la structure de catégorie gérée par UEM et l'ajout de contenu, consultez Configurer la structure des catégories du contenu géré par UEM et Télécharger du contenu dans le référentiel géré par UEM.

Accusé de réception dans SmartFolio

Les utilisateurs Smartfolio peuvent maintenant accuser réception des documents que vous leur attribuez en tant que contenu requis. Sur Workspace ONE UEM Console, vous pouvez afficher ces accusés de réception dans les pages Affichage en liste du contenu et Détails du terminal.

Lorsque vous sélectionnez Afficher dans la colonne Statut d'installation de la page Affichage en liste du contenu, une fenêtre contextuelle s'affiche pour indiquer le nombre exact d'utilisateurs qui ont consulté et accusé réception du contenu.

La liste suivante décrit les fonctionnalités d'accusé de réception de documents prises en charge :
  • Lorsque l'utilisateur ouvre un document, le bouton Accuser réception apparaît comme désactivé et est activé après un délai par défaut de cinq secondes. La valeur par défaut peut être modifiée pour être comprise entre 0 et 600 secondes en appliquant la valeur AcknowledgementTimeIntervalcomme paramètre SDK personnalisé sur la console UEM.
  • L'utilisateur n'est pas invité à accuser réception d'un document qui a déjà fait l'objet d'un accusé de réception.
  • L'utilisateur est invité à accuser réception d'une nouvelle version du document qui a déjà fait l'objet d'un accusé de réception si vous marquez la nouvelle version comme étant requise.
  • La page Détails du terminal affiche l'état de l'accusé de réception et la date à laquelle le document a fait l'objet de l'accusé de réception.
  • Le rapport Détails du contenu par terminal contient l'état de l'accusé de réception par terminal.

Prise en charge du contenu préenrôlé pour SmartFolio

Le contenu qui est préenrôlé sur les terminaux multi-utilisateurs est effacé lorsque l'utilisateur final se déconnecte du terminal. Dans des scénarios de ce type, l'utilisateur doit à nouveau charger le contenu lors de la prochaine connexion. Pour rendre tout le contenu géré disponible sur le terminal de l'utilisateur final, vous devez activer le mode de préenrôlement pour le contenu. Lors de l'activation du mode de préenrôlement, le contenu préenrôlé est conservé sur le terminal de l'utilisateur final, même lorsque l'utilisateur final se connecte ou se déconnecte du terminal.

Le contenu est disponible pour un nouvel utilisateur qui se déconnecte du terminal uniquement si le contenu est attribué à l'utilisateur. Si le contenu n'est pas attribué au nouvel utilisateur, il est alors effacé.

Pour activer le mode de préenrôlement pour le contenu, ajoutez la clé de configuration suivante sur Workspace ONE UEM console.

Clé de configuration Type de valeur Types pris en charge Description

{

"RetainContentBetweenCheckoutSessions": true

}

Booléen(ne) True = activé

False (default) = Disabled

Lorsque cette clé est définie sur true, le contenu téléchargé est conservé et n'est pas effacé lors des sessions de connexion et de déconnexion du terminal.

Lorsque cette clé est définie sur false, le contenu téléchargé est effacé et n'est pas conservé lors des sessions de connexion et de déconnexion du terminal.

Activer la prise en charge du contenu préenrôlé à l'aide d'un profil SDK par défaut

Ajoutez la clé de configuration dans le profil SDK par défaut pour activer le mode préenrôlé pour le contenu géré téléchargé sur l'application SmartFolio.

  1. Accédez à Groupes et paramètres > Tous les paramètres > Applications > Paramètres et stratégies > Paramètres.
  2. Sélectionnez Activer les paramètres personnalisés et entrez les clés de configuration selon vos besoins.
    {
     "CustomAppSettings": {
     "com_vmware_folio": {
     "SharedDeviceSettings": {
     "RetainContentBetweenCheckoutSessions": true
     },
     }
     }
    }
  3. Cliquez sur Enregistrer.
Activer la prise en charge du contenu préenrôlé à l'aide d'un profil SDK personnalisé
Ajoutez la clé de configuration au profil SDK personnalisé pour activer le mode préenrôlé pour le contenu géré sur l'application SmartFolio.
  1. Accédez à Groupe et paramètres > Tous les paramètres.
  2. Si vous avez déjà un profil personnalisé, accédez à Applications > Paramètres et stratégies > Profils > Profil personnalisé > Paramètres personnalisés.
  3. Si vous souhaitez ajouter un profil personnalisé, accédez à Applications > Paramètres et stratégies > Profils > Ajouter un profil > Profil SDK > iOS > Paramètres personnalisés.
  4. Dans Paramètres personnalisés, cliquez sur Configurer et entrez la clé de configuration selon vos besoins.
    {
    "CustomAppSettings": {
     "com_vmware_folio": {
     "SharedDeviceSettings": {
     "RetainContentBetweenCheckoutSessions": true
     },
     }
     }
     }
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Paramètre de modification de l'onglet par défaut pour SmartFolio

Lors de la connexion à l'application SmartFolio, l'utilisateur final accède d'abord à l'onglet d'accueil par défaut. Pour réduire la navigation au sein de l'application et permettre à l'utilisateur d'accéder facilement au contenu nécessaire, vous pouvez définir l'onglet auquel l'utilisateur accède le plus en tant qu'onglet de lancement par défaut. Vous pouvez définir l'onglet d'accueil par défaut sur les autres onglets disponibles à l'aide d'un paramètre personnalisé sur Workspace ONE UEM console.

Pour définir l'onglet d'accueil par défaut sur l'un des autres onglets disponibles, ajoutez la clé de configuration suivante dans UEM console.
Clé de configuration Type de valeur Types pris en charge Description
{DefaultBottomBarTab: 0} Nombre entier

Accueil - 0

Tous les fichiers - 1

Récent - 2

Favoris - 3

Téléchargements - 4

L'onglet par défaut de l'application SmartFolio est défini en fonction des valeurs prises en charge choisies.

Modifier l'onglet par défaut à l'aide d'un profil SDK par défaut

Vous pouvez modifier l'onglet de lancement par défaut de l'application SmartFolio en ajoutant une clé de configuration dans le profil SDK par défaut.
  1. Accédez à Groupes et paramètres > Tous les paramètres > Applications > Paramètres et stratégies > Paramètres.
  2. Sélectionnez Activer les paramètres personnalisés et entrez les clés de configuration selon vos besoins.
    {
     “CustomAppSettings”: {
     “com_vmware_folio”: {
     “DefaultBottomBarTab”: 1
     }
     }
    }
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier l'onglet par défaut à l'aide d'un profil SDK personnalisé

Vous pouvez modifier l'onglet de lancement par défaut de l'application SmartFolio en ajoutant une clé de configuration dans le profil SDK personnalisé.
  1. Accédez à Groupe et paramètres > Tous les paramètres.
  2. Si vous avez déjà un profil personnalisé, accédez à Applications > Paramètres et stratégies > Profils > Profil personnalisé > Paramètres personnalisés.
  3. Si vous souhaitez ajouter un profil personnalisé, accédez à Applications > Paramètres et stratégies > Profils > Ajouter un profil > Profil SDK > iOS > Paramètres personnalisés.
  4. Dans Paramètres personnalisés, cliquez sur Configurer et entrez les clés de configuration selon vos besoins.
    {
     “CustomAppSettings”: {
     “com_vmware_folio”: {
     “DefaultBottomBarTab”: 1
     }
     }
    }
  5. Cliquez sur Enregistrer.