Tramite i criteri di approvazione è possibile determinare se gli utenti dei cataloghi dei servizi devono disporre dell'approvazione di qualcuno dell'organizzazione per poter eseguire il provisioning di elementi nell'ambiente operativo esistente.

Un amministratore tenant o un amministratore approvazioni può creare i criteri di approvazione. I criteri possono essere relativi alla fase precedente al provisioning o alla fase successiva al provisioning. Se è configurata una pre-approvazione, la richiesta deve essere approvata prima che ne venga eseguito il provisioning. In caso di post-approvazione, invece, la richiesta deve essere approvata prima che l'elemento con provisioning eseguito possa essere rilasciato all'utente che lo richiede.

I criteri vengono applicati agli elementi associati a un permesso. È possibile appicarli a servizi, elementi di catalogo, componenti degli elementi di catalogo e azioni per i quali è necessaria l'approvazione o il rifiuto di una richiesta di provisioning da parte di un approvatore.

Quando un utente di un catalogo dei servizi richiede un elemento che include uno o più criteri di approvazione, la richiesta di approvazione viene inviata agli approvatori. Se approvata, la richiesta procede. Se rifiutata, la richiesta viene annullata e l'utente del catalogo dei servizi viene informato del rifiuto.