Alle catalogusaanvragen kunnen onderhevig zijn aan goedkeuring, of dit nu een aanvraag voor een nieuw catalogusitem is of een aanvraag om een actie op een ingericht item uit te voeren.

Tenantbeheerders en bedrijfsgroepbeheerders kunnen aan elke service, elk catalogusitem of actie een goedkeuringsbeleid koppelen als onderdeel van het geven van rechten voor items of acties aan gebruikers.

Tenantbeheerders en goedkeuringsbeheerders kunnen goedkeuringsbeleid maken. Voor elk goedkeuringsbeleid wordt een beleidstype gebruikt waarmee wordt bepaald op welke aanvragen dat beleid kan worden toegepast. Sommige beleidsregels kunnen bijvoorbeeld alleen op aanvragen voor nieuwe catalogusitems worden toegepast of op aanvragen voor een bepaald type items. Andere beleidsregels kunt u alleen toepassen op acties na de inrichting of op een specifieke actie voor ingerichte items.

Elk goedkeuringsbeleid heeft minimaal één fase en elke fase kan een of meer niveaus hebben.

Een goedkeuringsniveau staat voor één stap in een bedrijfsproces. Een goedkeuringsbeleid kan bijvoorbeeld een niveau voor goedkeuring door een beheerder hebben, gevolgd door een niveau voor financiële goedkeuring. Een goedkeuringsniveau kan worden toegewezen als Altijd vereist of Vereist op basis van bepaalde voorwaarden. De beschikbare voorwaarden kunnen variëren, afhankelijk van het type goedkeuringsbeleid. Een goedkeuringsbeleid voor aanvragen voor virtual machines kan bijvoorbeeld een voorwaarde bevatten op basis van het aantal CPU's in de machineaanvraag.

Voor elk niveau worden een of meer goedkeurders opgegeven. Indien een niveau meerdere goedkeurders bevat, kan via het beleid worden opgegeven of de aanvraag door alle goedkeurders moet worden goedgekeurd om het niveau te voltooien of dat het niveau mag worden voltooid met goedkeuring van een van de goedkeurders. Als een van de goedkeurders de aanvraag weigert, dan wordt de hele aanvraag geweigerd.

U kunt voor elk goedkeuringsniveau kenmerken opgeven die door goedkeurders kunnen worden bewerkt bij voltooiing van de goedkeuring. Ze kunnen bijvoorbeeld in een goedkeuringsniveau voor IT voor het beoordelen van een machineaanvraag, de aangevraagde CPU-, geheugen- of opslagspecificaties bijwerken. De goedkeurders moeten dan besluiten of de aangevraagde specificaties al dan niet geschikt zijn voor het voorgestelde gebruik van de machine.

Een goedkeuringsfase is een reeks goedkeuringsniveaus die aan een specifieke fase in de aanvraag zijn gekoppeld. Het type goedkeuringsbeleid bepaalt hoeveel fasen een beleid heeft en door welke fase in een aanvraag een specifieke goedkeuringsfase wordt geïnitieerd. Een goedkeuringsbeleid kan bijvoorbeeld uit de volgende fasen bestaan:

  • Een goedkeuringsfase voorafgaand aan de inrichting moet zijn voltooid voordat een aangevraagd item wordt ingericht

  • Een fase na afloop van de inrichting vindt plaats nadat het item is ingericht, maar voordat het item wordt vrijgegeven voor de eigenaar

Een goedkeuringsbeleid kan in de conceptstatus nog worden bewerkt, maar wanneer het beleid is geactiveerd, is het alleen-lezen. Een beleid met de status Inactief is ook alleen-lezen.