Servicearchitecten, tenantbeheerders en bedrijfsgroepbeheerders kunnen nieuwe catalogusitems definiëren en deze in de servicecatalogus publiceren. Tenantbeheerders en bedrijfsgroepbeheerders kunnen vervolgens beheren hoe catalogusitems aan de gebruiker worden gepresenteerd en ze kunnen rechten voor het nieuwe item verlenen aan gebruikers.

Doorgaans wordt een catalogusitem in een blueprint gedefinieerd. Deze blueprint biedt een complete specificatie van de bron die moet worden ingericht en het proces dat moet worden gestart wanneer het item wordt aangevraagd. Ook worden in de blueprint de opties gedefinieerd die beschikbaar zijn voor de persoon die het item aanvraagt, zoals de specificaties of leaseduur van een virtual machine, of eventuele aanvullende informatie die de aanvrager wordt gevraagd in te vullen bij het indienen van de aanvraag.

Een voorbeeld: servicearchitect Sean maakt een blueprint in Advanced Services Designer. Zolang hij aan de blueprint werkt, kan hij deze als concept in Advanced Services Designer opslaan. Als hij tevreden is met zijn werk, kan hij de blueprint als catalogusitem in de catalogus publiceren. Een tenantbeheerder of bedrijfsgroepbeheerder kan vergelijkbare stappen in IaaS uitvoeren en een toepassingsarchitect kan dergelijke stappen uitvoeren in Application Services.

Nadat de blueprint is gepubliceerd, kan Sean, of een tenantbeheerder die verantwoordelijk is voor het beheer van de catalogus, het catalogusitem vervolgens configureren, bijvoorbeeld door een pictogram op te geven of het item toe te voegen aan een catalogusservice.

Om het catalogusitem beschikbaar te maken voor gebruikers moet een tenantbeheerder of bedrijfsgroepbeheerder rechten voor het item verlenen aan de gebruikers en groepen die toegang tot het item moeten hebben.