Catalogusbeheerders en tenantbeheerders kunnen nieuwe catalogusitems definiëren en deze in de servicecatalogus publiceren. Tenantbeheerders en bedrijfsgroepbeheerders kunnen rechten voor het nieuwe item verlenen aan gebruikers.

Doorgaans bevat een catalogusitem een complete specificatie van de bron die moet worden ingericht en het proces dat moet worden gestart wanneer het item wordt aangevraagd. Ook worden in de blueprint de opties gedefinieerd die beschikbaar zijn voor de persoon die het item aanvraagt, zoals de configuratie of leaseduur van een virtual machine, of eventuele aanvullende informatie die de aanvrager wordt gevraagd in te vullen bij het indienen van de aanvraag.

Stel dat Sean het recht heeft om blueprints, inclusief softwareonderdelen en XaaS, te maken en publiceren. Nadat de blueprint is gepubliceerd, kan Sean, of een catalogus- of tenantbeheerder die verantwoordelijk is voor het beheer van de catalogus, het catalogusitem vervolgens configureren, bijvoorbeeld door een pictogram op te geven of het item toe te voegen aan een catalogusservice.

Om het catalogusitem beschikbaar te maken voor gebruikers moet een tenantbeheerder of bedrijfsgroepbeheerder rechten voor het item verlenen aan de gebruikers en groepen die toegang tot het item in de servicecatalogus moeten hebben.